Liste déroulante sur Excel : tout ce qu’il faut savoir pour créer, modifier et automatiser

Qu’est-ce qu’une liste déroulante ?

La liste déroulante est une fonctionnalité d’Excel permettant de créer une liste de choix prédéfinis dans une cellule. Ainsi, l’utilisateur n’a pas besoin de saisir les données pour chaque cellule. Il suffit de sélectionner une option dans le menu déroulant.

La liste déroulante est un outil précieux pour les Data Analysts qui doivent faire face à plusieurs centaines de lignes de données. Et pour cause, cette fonction sur Excel vous permet de :

• Simplifier la saisie des données : grâce à la liste déroulante sur Excel, vous n’avez plus à saisir tout le temps les mêmes données. Vous pouvez simplement sélectionner celles dont vous avez besoin parmi une liste de choix prédéfinis.
• Harmoniser les données : avec la saisie manuelle, il arrive d’ajouter un accent ou un espace supplémentaire sans le vouloir ou encore de faire des fautes de frappe. Résultat : vous avez plusieurs écritures pour une seule et même catégorie. Ce n’est plus le cas avec la liste déroulante sur Excel, puisque chaque donnée est saisie une seule fois, au moment de la création de la liste.
• Limiter les risques d’erreur de calcul : les données étant uniformes, il y a moins de risques d’erreur de calcul.

Comment créer une liste déroulante sur Excel ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer une liste déroulante sur Excel. Cela dépend surtout de vos besoins. Voici les principales méthodes.

Liste déroulante simple

Pour créer une liste déroulante classique avec Excel, il faut faire la manipulation suivante :

1. Sélectionnez les cellules pour lesquelles vous implémentez la liste déroulante ;
2. Cliquez sur « Données », puis « Validation de données » ;
3. Dans l’onglet « Options » et la zone « Autoriser », sélectionnez « Liste » ;
4. Dans la zone « source », sélectionnez la plage de cellule concernée ;
5. Cliquez sur « OK ».

Liste déroulante avec des valeurs fixes

Ce type de liste est particulièrement utile si les valeurs de la liste sont limitées. Par exemple, Vrai/Faux.

Dans ce cadre, voici la démarche à suivre :

1. Sélectionnez les cellules pour lesquelles vous implémentez la liste déroulante ;
2. Cliquez sur « Données », puis « Validation de données » ;
3. Dans l’onglet « Options » et la zone « Autoriser », sélectionnez « Liste » ;
4. Dans la zone « Source », sélectionnez les données à saisir dans la liste (ex : VRAI / FAUX) ;
5. Cliquez sur « OK ».

Liste déroulante à partir d’une plage de cellule nommée

Ce type de liste déroulante sur Excel vous sera très utile si les données ont vocation à être modifiées. En effet, avec ce modèle, la liste s’adaptera automatiquement dès lors que vous ajouterez ou supprimerez des éléments.

Pour utiliser cette méthode, vous devez d’abord nommer une plage de cellules. Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez les cellules et cliquez sur la « zone Nom » (au-dessus de la colonne A) ;
2. Tapez le nom que vous souhaitez donner à votre liste (ce nom doit commencer par une lettre ou le signe « _ » et ne comporter aucun espace).

Il vous suffit ensuite de créer votre liste déroulante avec Excel :

1. Sélectionnez les cellules pour lesquelles vous implémentez la liste déroulante ;
2. Cliquez sur « Données », puis « Validation de données » ;
3. Dans l’onglet « Options » et la zone « Autoriser », sélectionnez « Liste » ;
4. Dans la zone « source », taper le signe « = », puis le nom attribué à votre liste ;
5. Cliquez sur « OK ».

Liste déroulante dynamique à partir d’un tableau

Il s’agit d’une liste dynamique, puisque la liste s’adapte à toute modification de la plage de cellules. En l’occurrence, un tableau Excel.

Pour ce faire, vous devez nommer votre tableau. Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez le tableau dans son intégralité ou une seule cellule ;
2. Cliquez sur « Tableau » (dans l’onglet « Insertion ») ;
3. Si vous avez sélectionné une seule cellule, Excel vous propose toutes les cellules qu’il considère faisant partie du tableau. Vérifiez qu’il n’y ait pas d’erreur ;
4. Cochez la case « Mon tableau comporte des en-têtes » ;
5. Cliquez sur « OK » ;
6. Sélectionnez le tableau et cliquez sur la « zone Nom » (au-dessus de la colonne A) ;
7. Tapez le nom que vous souhaitez donner à votre tableau.

Ensuite, il suffit de répéter les étapes de création de liste déroulante avec Excel. À savoir :

1. Sélectionnez les cellules pour lesquelles vous implémentez la liste déroulante ;
2. Cliquez sur « Données », puis « Validation de données » ;
3. Dans l’onglet « Options » et la zone « Autoriser », sélectionnez « Liste » ;
4. Dans la zone « source », taper =INDIRECT("NomduTableau[en-tête de colonne]") ;
5. Cliquez sur « OK ».

Comment nommer une liste déroulante Excel ?

Nommer une plage, c’est l’une des manipulations les plus sous-utilisées d’Excel. Pourtant, ça change tout dès qu’on gère plusieurs listes ou plusieurs feuilles.

Pourquoi nommer une plage pour sa liste déroulante

Quand vous créez une liste déroulante via Données > Validation des données, le champ Source accepte deux syntaxes :

• =$A$1:$A$10 une référence directe, rigide et difficile à maintenir
• =MaListe un nom de plage, lisible, réutilisable, et modifiable en un seul endroit

Les avantages concrets du nom de plage :

• Lisibilité : dans la boîte Validation des données, =Departements est immédiatement compréhensible, =$F$2:$F$18 ne l’est pas.
• Réutilisation : la même plage nommée peut alimenter 10 listes déroulantes différentes sur 3 feuilles.
• Maintenance : si la liste évolue, vous modifiez la plage nommée une seule fois, toutes les listes se mettent à jour.

Créer un nom de plage

Deux méthodes, selon vos habitudes.

Méthode rapide : Zone Nom

1. Sélectionnez la plage de cellules qui contiendra les éléments de la liste (ex. : A2:A15).
2. Cliquez dans la Zone Nom (le petit champ en haut à gauche, juste au-dessus de la colonne A, qui affiche normalement la référence de cellule).
3. Tapez le nom souhaité (ex. : Departements) et validez avec Entrée.

Méthode complète : Gestionnaire de noms

1. Sélectionnez la plage.
2. Allez dans l’onglet Formules > Gestionnaire de noms > Nouveau.
3. Saisissez le nom dans le champ « Nom ».
4. Vérifiez que le champ « Fait référence à » pointe bien sur votre plage.
5. Cliquez sur OK, puis Fermer.

Utiliser le nom dans la liste déroulante

Une fois la plage nommée, insérez la liste déroulante Excel comme d’habitude :

1. Sélectionnez la ou les cellules cibles.
2. Données > Validation des données > Liste.
3. Dans le champ Source, tapez =NomDeLaPlage (ex. : =Departements).
4. Cliquez sur OK.

Liste déroulante Excel à choix multiple

Excel ne propose pas nativement de liste déroulante à choix multiple, c’est-à-dire une cellule qui accumulerait plusieurs valeurs sélectionnées successivement. Deux approches permettent de contourner ça.

Méthode 1 : VBA (macro événementielle)

Le principe : une macro placée directement dans le module de la feuille intercepte chaque sélection dans la liste déroulante et concatène la nouvelle valeur avec les valeurs déjà présentes dans la cellule.

Où coller le code :

1. Faites un clic droit sur l’onglet de la feuille concernée (en bas de l’écran).
2. Choisissez Visualiser le code.
3. Collez le code ci-dessous dans la fenêtre qui s’ouvre (module de la feuille, pas un module standard).
4. Fermez l’éditeur VBA et testez.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    Dim oldVal As String
    Dim newVal As String

    ' Ignorer si plusieurs cellules modifiées en même temps
    If Target.Count > 1 Then Exit Sub

    ' Adapter D2:D100 à votre plage réelle
    If Intersect(Target, Me.Range("D2:D100")) Is Nothing Then Exit Sub

    On Error GoTo CleanExit
    Application.EnableEvents = False

    newVal = Target.Value
    Application.Undo
    oldVal = Target.Value

    If oldVal = "" Then
        Target.Value = newVal
    ElseIf newVal = "" Then
        Target.Value = oldVal
    ElseIf InStr(1, oldVal, newVal) = 0 Then
        ' Concaténation avec virgule
        Target.Value = oldVal & ", " & newVal
    Else
        Target.Value = oldVal
    End If

CleanExit:
    Application.EnableEvents = True
End Sub

Méthode 2 : Cases à cocher natives (Excel 365)

Depuis la mise à jour déployée en 2024, Excel 365 propose des cases à cocher directement dans les cellules, sans passer par le mode Développeur. Chaque case renvoie VRAI ou FAUX selon son état.

Pour simuler un choix multiple sans VBA :

1. Créez une colonne avec les éléments de votre liste (ex. : Lundi, Mardi, Mercredi…).
2. Dans la colonne adjacente, sélectionnez les cellules correspondantes.
3. Allez dans Insertion > Case à cocher (ou Contrôles de cellule selon votre version).
4. Chaque cellule affiche maintenant une case cliquable.
5. Utilisez une formule FILTRE ou SI pour récupérer les éléments cochés dans une cellule de synthèse.

C’est plus simple, plus stable, et compatible Windows et Mac sans aucune macro.

Cas d’usage concrets

La liste déroulante Excel à choix multiple répond à des besoins très précis :

• Formulaire RH : sélection de plusieurs compétences pour un poste (ex. : Python, SQL, Power BI).
• Catalogue produits : association d’un article à plusieurs catégories (ex. : Électronique, Reconditionné, Promo).
• Planning : sélection des jours de disponibilité d’un collaborateur (Lundi, Mercredi, Vendredi).

Comment modifier une liste déroulante Excel ?

Modifier une liste déroulante, c’est l’une des opérations les plus fréquentes, et l’une des plus mal connues. La procédure varie selon la façon dont la liste a été créée.

Modifier les éléments d’une liste avec valeurs fixes

Si votre liste a été créée avec des valeurs saisies directement dans le champ Source (ex. : Paris;Lyon;Marseille) :

1. Sélectionnez une cellule qui contient la liste déroulante.
2. Allez dans Données > Validation des données.
3. Dans l’onglet Options, modifiez directement le champ Source (ajoutez, supprimez ou corrigez les valeurs).
4. Cliquez sur OK.

Modifier une liste liée à une plage de cellules

Si la liste pointe vers une plage de cellules (ex. : =$A$2:$A$10) :

• Cas tableau structuré : ajoutez simplement une ligne dans le tableau source. La liste déroulante se met à jour automatiquement, c’est tout l’intérêt de la validation des données couplée à un tableau.
• Cas plage fixe : modifiez les cellules sources, puis retournez dans Données > Validation des données pour étendre la plage si vous avez ajouté des lignes hors de la plage initiale (ex. : passer de $A$2:$A$10 à $A$2:$A$15).

Modifier une liste dynamique

Pour les listes basées sur DECALER ou un tableau structuré :

1. Ajoutez ou supprimez des éléments dans la plage source.
2. Si la liste est basée sur un tableau structuré, la mise à jour est immédiate, rien d’autre à faire.
3. Si elle repose sur DECALER, vérifiez que la formule compte bien le bon nombre de valeurs (utilisez NBVAL pour un comptage automatique).

Copier une liste déroulante sur d’autres cellules

Vous avez configuré une liste sur une cellule et vous voulez l’appliquer à toute une colonne ? Pas besoin de tout refaire.

1. Copiez la cellule source (Ctrl+C).
2. Sélectionnez les cellules cibles.
3. Faites un Collage spécial (Ctrl+Alt+V).
4. Choisissez Validation et cliquez sur OK.

Seule la règle de validation est copiée, pas le contenu de la cellule. C’est exactement ce qu’on veut pour appliquer une liste déroulante sur une colonne entière en quelques secondes.

Supprimer une liste déroulante et gérer la validation des données

Supprimer une liste déroulante

Pour supprimer une liste déroulante Excel sur une ou plusieurs cellules :

1. Sélectionnez la ou les cellules concernées.
2. Allez dans Données > Validation des données.
3. Cliquez sur Effacer tout.
4. Cliquez sur OK.

Messages de saisie et alertes d’erreur

La boîte Validation des données contient deux onglets que la plupart des utilisateurs ignorent complètement. Ils sont pourtant très utiles pour guider les utilisateurs d’un classeur partagé.

Onglet « Message de saisie »

Ce message s’affiche sous forme d’info-bulle dès que l’utilisateur clique sur la cellule, avant même qu’il ait ouvert la liste. Idéal pour donner une instruction claire : « Sélectionnez un département parmi la liste » ou « Choisissez le statut du dossier ». Activez-le via Données > Validation des données > onglet Message de saisie, cochez « Afficher ce message quand la cellule est sélectionnée », et renseignez un titre et un message.

Onglet « Alerte d’erreur »

Cet onglet définit ce qui se passe quand l’utilisateur tape une valeur qui ne figure pas dans la liste. Trois niveaux sont disponibles :

Notre recommandation : utilisez Arrêt pour les formulaires stricts où toute valeur hors liste invaliderait les calculs (ex. : codes de département, statuts de commande). Optez pour Avertissement quand une valeur hors liste peut être légitime mais doit rester exceptionnelle.

Trouver toutes les cellules avec validation des données

Vous reprenez un classeur Excel que vous n’avez pas créé et vous voulez savoir où se trouvent toutes les listes déroulantes ? Voici la méthode la plus rapide :

1. Appuyez sur Ctrl+G (ou F5) pour ouvrir la boîte « Atteindre ».
2. Cliquez sur Cellules…
3. Sélectionnez Validation des données.
4. Choisissez Toutes pour sélectionner toutes les cellules avec validation, ou Identiques pour ne sélectionner que celles ayant les mêmes règles que la cellule active.
5. Cliquez sur OK.

Excel sélectionne instantanément toutes les cellules concernées. Pratique pour auditer un classeur, repérer les listes déroulantes orphelines ou appliquer une modification globale.

La liste déroulante sur Excel, un outil indispensable pour les Data Analysts

En facilitant la saisie et en harmonisant les données, la liste déroulante sur Excel simplifie le travail des Data Analysts. Cette fonctionnalité vous permet de saisir tous types de valeurs (que ce soit des cellules fixes, des tableaux…). Et surtout, avec la liste déroulante dynamique, toute modification dans la plage de cellule est automatiquement intégrée.

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FAQ : Liste déroulante Excel