Les cartes VSM sont un outil d’optimisation essentiel pour le manager. Elles révèlent les points de dysfonctionnement ou de gaspillage et aident à repérer les points d’amélioration potentielle. Objectif : réduire le temps qui s’écoule entre une commande et sa livraison. En quoi consiste cet outil issu d’une méthode japonaise éprouvée : le lean management.
Posons la question : vous êtes à la recherche d’un produit particulier. Trois entreprises se retrouvent en lice.
- La première peut le livrer en 30 jours ;
- La seconde en 15 jours ;
- La 3ème en 10 jours.
Imaginons que le coût soit similaire dans les trois cas de figure et que chacune de ces entreprises bénéficie d’une bonne réputation. Est-il nécessaire de vous demander quelle est celle que vous choisiriez ?
Or, il est probable que la 3ème entreprise pratique le « lean management » et notamment un outil appelé VSM…
Quels sont les objectifs du Lean management et du VSM ?
Réduire le gaspillage… Nous avons là un leitmotiv qui est dans l’air du temps. Nous le retrouvons dans le secteur personnel (comme dans la réduction des gaspillages d’énergie ou au niveau alimentaire), comme au niveau professionnel avec de nombreuses méthodes qui ont vu le jour afin de traquer et éliminer ce qui produit un gaspillage de temps ou de ressources.
L’une des méthodes mises au point en la matière est ce que l’on appelle le « lean management ». Elle est apparue au Japon, principalement chez Toyota, dès les années 50, sous l’inspiration d’un ingénieur maison, Taiichi Ohno, assisté de Eiji Toyoda, le cousin du fondateur de Toyota. Dès cette époque, ils avaient pour objectif de minimiser les activités non rentables d’une entreprise.
Le « lean management » désigne un ensemble de pratiques visant à réduire les activités non rentables d’une entreprise. Parmi les points qui le caractérisent figurent :
- L’élimination du gaspillage : par exemple, une centaine de dossiers de presse sont réalisés pour une conférence devant accueillir 35 journalistes.
- L’usage des flux tendus : on évite de produire à l’excès et donc de devoir stocker alors que la demande peut être saisonnière. La cadence de production est donc adaptée à la demande.
- La qualité au premier passage : les contrôles qualités effectués à chaque étapes amènent à corriger au fur et à mesure plutôt que d’avoir en bout de compte des produits défectueux.
- La standardisation : des procédures standardisées sont édictées afin que chacun puisse être le plus efficace possible sur une tâche donnée.
L’un des outils mis à contribution dans le lean management est une technique de représentation visuelle des flux de production ou d’information : le VSM ou Value Stream Mapping.
Qu’est que le Value Stream Mapping ?
Le VSM – Value Stream Mapping ou cartographie des flux de valeurs (le terme est parfois traduit « cartographie de la chaîne de valeur ») s’appuie sur une carte codifiée d’une manière précise.
C’est un outil de représentation visuelle de toutes les activités d’une chaîne de production, en vue d’isoler les points faibles. L’objectif est de pouvoir optimiser les flux.
Le VSM vise à faire apparaître le flux de matériaux et d’informations relatifs à un bien ou un service, depuis la commande initiale jusqu’à la livraison au client. La carte aide à distinguer les éléments :
- générateurs de valeur
- et ceux perçus comme du gaspillage
C’est à la fois un outil de diagnostic (pour une tâche passée) et un instrument que l’on peut mettre à profit pour le lancement d’un nouveau projet. Dans le premier cas de figure, l’analyse de la VSM suscite des suggestions d’amélioration de la productivité. Dans le deuxième cas, une VSM va aider à calculer le temps de parcours nécessaire à réaliser le produit et le cas échéant, à optimiser / réparer ce parcours.
Comment réalise-t-on un VSM ?
Dans une carte VSM, le processus de production d’un bien ou d’un service est abordé dans sa globalité, étape par étape, avec pour ambition d’améliorer l’ensemble.
Une fois que l’on a bien effectué l’étape initiale, habituellement, il s’agit de bien déterminer quelle est l’exigence exacte du client, le dessin peut démarrer.
- La partie supérieure affiche le flux d’information, soit les échanges d’information entre les principaux maillons de la chaîne. Elle démarre par un cadre intitulé « Client » sur la droite, et se poursuit par un autre cadre, plus à gauche celui de l’Entreprise qui va fournir le service, et aussi celui des Fournisseurs qui seront impliqués dans l’élaboration du produit.
- La partie centrale décrit les flux physiques du traitement, le périple des matières premières jusqu’à l’obtention du produit final. Habituellement, c’est à ce niveau que démarre la lecture d’une VSM, de gauche à droite.
- La partie inférieure est la ligne de temps, avec dans la partie basse, le temps effectif (durant lequel quelque chose est accompli) et dans la partie haute, les temps d’attente. Cette ligne de temps fait apparaître le temps total de la traversée et fait également ressortir le rapport entre le Temps à Valeur Ajoutée par rapport au Temps Total. Cette partie inférieure constitue donc un levier d’optimisation majeur.
- Sur la droite, lorsque la partie centrale a été accomplie, se trouve un bloc dirigé vers celui du client et correspondant à un produit de qualité qui été livré dans des délais optimaux.
Les symboles de la VSM
VSM s’appuie sur des symboles et pictogrammes devenus des standards. Ainsi :
- Un I à l’intérieur d’un triangle représente un état de stock (inventaire) entre deux processus.
- Une ampoule lumineuse : une idée,
- Une clé à molette : des outils
- etc.
Un outil de management essentiel
À partir d’une telle carte, un cadre peut déterminer quels sont les obstacles à l’écoulement du flux physique et quelles améliorations seraient souhaitables pour accélérer le flux.
Les points faibles que l’on cherche à traquer sont habituellement :
- des tâches à valeur ajoutée nulle (NVA),
- des sources de gaspillage,
- des goulots d’étranglement.
- etc.
Si par exemple, la personne qui effectue le contrôle qualité n’est là que le jeudi et le vendredi, il est possible que trois jours soient régulièrement perdus. Peut-être aussi que des tâches superflues (sans rapport avec la demande du client) viennent s’insérer dans le cycle de production. Ou encore que le volume de produits manufacturés dépasse fortement la capacité de test de l’unité correspondante.
Le VSM est donc un outil majeur qui va d’ailleurs aussi aider à réduire les coûts de production.
