Power BI Finance: Anwendung des Tools

Die Business Intelligence ermöglicht es, die digitale Revolution zu verstehen, die unsere Wirtschaft und alle Organisationen betrifft. In diesem Artikel werden wir versuchen, die aktuellen Probleme der Finanzfunktion in Erinnerung zu rufen. Dazu gehört auch die Nutzung der verfügbaren Daten, die für die Verbesserung der Leistungssteuerung von strategischer Bedeutung ist. Das Hauptziel dieses Artikels ist es, die Stärken des marktführenden BI-Tools zu erkennen und den aktuellen Kulturwandel in vollem Umfang zu verstehen.

Zur Erinnerung: Der Begriff „Business Intelligence“ („Geschäftsintelligenz“ auf Deutsch) tauchte erstmals 1958 auf[1]. Er kann als „technologischer Prozess der Datenanalyse und Informationsdarstellung definiert werden, um den (…) Endbenutzern im Unternehmen dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen“[2].

1. Der digitale Wandel der Finanzfunktion

Die Covid-19-Pandemie hat die internen Praktiken von Organisationen nachhaltig erschüttert. Zwar stieg zwischen 2008 und 2017 der Anteil der Beschäftigten, die teilweise im Telearbeitsverhältnis arbeiteten, stetig an[3], doch die Gesundheitskrise hat dieses Phänomen zweifellos beschleunigt. So erwies sich die Organisation von Homeoffice während der Pandemie als entscheidend für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs, indem ein hybrides Arbeitsmodell dauerhaft propagiert wurde[4]. Das Hauptziel einiger Abteilungen war es, die Krise in eine Chance zu verwandeln, um die betriebliche Agilität und Widerstandsfähigkeit zu erhöhen. Bereits im April 2020 veröffentlichte die französische Einheit des internationalen Netzwerks KPMG[5] eine Reihe von Aufmerksamkeitspunkten und empfahl insbesondere, „die Verwaltungs- und Finanzfunktionen zu stärken“ (Seite 9), indem ein „digitalisiertes Finanzmanagement“ aufgebaut wird. Die zugrunde liegenden Ziele sind dann, „reaktionsschnell auf die Bedürfnisse der Geschäftsbereiche zu reagieren und Daten in Informationen umzuwandeln, die die strategische Entscheidungsfindung und das operative Geschäft unterstützen“. Die Einführung einer BI-Kultur in der Finanzabteilung ist eine Möglichkeit, die Herausforderungen zu bewältigen, die sich stellen.

2. Aktuelle Herausforderungen für die Finanzfunktion

Die Finanzfunktion muss es schaffen, ihre Praktiken grundlegend zu ändern, um zum „Partner der Wahl“ innerhalb der Organisationen zu werden. PwC berichtet, dass 85 % der befragten Finanzmanager der Meinung sind, dass ihre Rolle als „Business Partner“ während der Gesundheitskrise um COVID-19[6] gestärkt wurde. Unter den in Betracht gezogenen Hebeln werden eine bessere Ausstattung sowie ein konsequenterer Dialog mit den operativen Mitarbeitern befürwortet. Die Finanzfunktion hat so die Möglichkeit, neben den Generaldirektionen eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung zu übernehmen. Organisationen sind in der Regel nach Abteilungen segmentiert (z. B. Vertrieb, Einkauf usw.). Meistens hat sich jeder daran gewöhnt, einseitige Praktiken zu vervielfachen, ohne dass eine kollektive Datenverwaltung befürwortet wird. Durch die Nutzung von bahnbrechenden Technologien wie BI werden Finanzmanager in der Lage sein, die verfügbaren Daten zu zentralisieren. Über ihre Rolle als Garant für die Einhaltung von Standards hinaus wird die Finanzfunktion ihre internen Kunden schrittweise zu mehr Analysen führen. Der Anteil, der der Datenauswertung gewidmet ist, muss noch verbessert werden. Eine Studie des führenden Anbieters Sage zeigt, dass 64 % der befragten Finanzdirektoren keine ausreichenden datenbasierten Entscheidungen treffen können[7]. Unter diesen Bedingungen wird die Finanzabteilung versuchen, die Komplexität der internen Prozesse zu bewältigen, um ihre Rolle als Business Partner bestmöglich zu erfüllen und eine datengetriebene Steuerung zu praktizieren[8]. Durch eine 360-Grad-Sicht kann BI Silodenken verhindern und die digitale Transformation der Organisation fördern. ?Auch interessant:

Power Pivot

Power BI Lizenz

Power Platform Microsoft

Amazon Quicksight

Power BI Online

3. Probleme im Zusammenhang mit dem digitalen Zeitalter

Die Finanzfunktion bewegt sich heute in einem ausgesprochen digitalen Umfeld: virtueller Arbeitsraum, Automatisierung von Prozessen, Nutzung von Daten innerhalb und außerhalb der Organisation, etc. Infolgedessen muss man sich mit dem Auftreten neuer technologischer Herausforderungen befassen. Die betriebliche Widerstandsfähigkeit einer Organisation betrifft alle ihre Komponenten, seien es die Mitarbeiter, die Prozesse oder die Infrastruktur. In einer digitalen Umgebung kann diese Widerstandsfähigkeit mit Cyberrisiken konfrontiert werden:

Risiken	Definitionen
Cybercrime	Verwertung oder Weiterverkauf der erlangten Informationen
Destabilisierung	Imageverletzung durch Exfiltration von Persönliche Daten
Spionage	Zugang zu strategischen Daten eines Landes oder einer Organisation
Sabotage	Teilweise oder vollständige Lähmung eines Landes oder einer Organisation

In diesem Zusammenhang sollte das richtige BI-Tool auch zum Schutz des immateriellen Erbes der Organisation beitragen. Die geografische Unterbringung der Daten, ihre Sicherung und Replikation sowie die individuelle Verwaltung des Zugriffs müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Ein weiterer Aspekt einer Politik der digitalen Widerstandsfähigkeit ist das Cloud Computing, das auch zur technologischen Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation beiträgt. Egal, ob es sich um eine öffentliche Cloud (Zugang über das Internet), eine Unternehmens-Cloud (Zugang über ein privates Netzwerk) oder eine Hybrid-Cloud (eine Mischung aus beiden) handelt, die Cloud ermöglicht es Organisationen, ihre IT-Kosten je nach Modell (IaaS, PaaS, SaaS usw.) zu optimieren. Im Rahmen eines BI-Projekts wird der SaaS-Modus am häufigsten bevorzugt. Diese Art von Betrieb ermöglicht nämlich einen kontinuierlichen Fernzugriff über mehrere Medien und erlaubt es, die Rollen innerhalb der Organisation zu verteilen. Einige Mitarbeiter, die als echte „Architekten“ angesehen werden, sind für die Entwicklung und Wartung der Datenvisualisierung zuständig, während die Mehrheit der Teams die zur Verfügung gestellten Inhalte im Self-BI-Verfahren „konsumieren“. Die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem digitalen Kontext der Finanzfunktion sind also vielfältig. Die Finanzabteilung muss ein BI-Tool wählen, das den Schutz des immateriellen Erbes der Organisation gewährleistet und gleichzeitig die Vorteile des SaaS-Betriebs nutzt. Das Ziel ist es, zuverlässige Informationen für die Geschäftsbereiche und das Top-Management bereitzustellen.

4. Die Nutzung der verfügbaren Daten

Nachdem zunächst vor allem physische Daten produziert wurden (Beispiel: Bücher), erzeugt die menschliche Aktivität heute eine große Mehrheit an digitalen Daten: Internet, soziale Netzwerke, Videoplattformen, vernetzte Objekte etc. Das Phänomen „Big Data“ fällt also mit dem exponentiellen Anstieg der verfügbaren Daten zusammen, die von der Art :

Datentypen	Definitionen
Strukturierte Daten	Diese Daten beinhalten Buchstaben und/oder Zahlen. Sie machen heute etwa 20% des Gesamtvolumens aus (Schirmer, 2018)
Halbstrukturiert	Dabei handelt es sich beispielsweise um eine E-Mail, deren Inhalt keiner vordefinierten Struktur folgt, deren Autor, Empfänger und Datum aber bekannt sind (Schirmer, 2018)
Nicht strukturiert	Da sie keine typische Struktur haben, beziehen sie sich beispielsweise auf die Vielfalt der im Internet verfügbaren Daten: Bild, Video, Audio, Publikation usw.

In der Theorie werden BI-Tools hauptsächlich mit strukturierten und halbstrukturierten Daten gefüttert, die vom Informationssystem (IS) erzeugt werden. Das Informationssystem ist definiert als „eine organisierte Gesamtheit von Ressourcen (…), die es ermöglichen, Informationen zu erwerben, zu verarbeiten, zu speichern und zu kommunizieren“ (Reix, 1983). Die schnelle und kontinuierliche Entwicklung der Digitalisierung in den letzten Jahren führt dazu, dass Organisationen aller Größen und Branchen immer stärker von ihrem IS abhängig sind. Ausgehend von diesem ermöglicht BI die Umwandlung von Daten (Input) in Informationen (Output) anhand der folgenden Schritte:

Schritte	Definitionen
Einspeisung	Die erste Phase des Entscheidungsprozesses betrifft die Sammlung von Rohdaten mit Hilfe eines „ETL“ (Extract, Transform, Load), um der Unterschiedlichkeit der existierenden Formate gerecht zu werden
Modellierung	Die Modellierungsphase ermöglicht die Strukturierung der im Datawarehouse zentralisierten Rohdaten, um sie für die Wiedergabe verfügbar zu machen
Rückgabe	Bei der Wiedergabe werden die aufbereiteten Daten an die verschiedenen Empfänger verteilt in Form von : Berichte, Statistiken, Reporting, Dashboards usw. Diese Phase wird auch DataViz (Data visualization, Datenvisualisierung)
Analyse	Schließlich werden in der Analysephase die bereitgestellten Informationen genutzt, um Schlussfolgerungen zu ziehen

5. Business Intelligence für die Finanzfunktion

End-Using Computing (EUC) bezieht sich auf zwei Konzepte: die größere Autonomie des Nutzers und seinen Status als Nicht-Computerfachmann. Die Demokratisierung von BI kann mit der Nutzung des Personal Computers (PC) gleichgesetzt werden, der sich unter dem Einfluss amerikanischer Unternehmen in den 1980er Jahren allgemein verbreitete. Schon damals war es das Ziel der Computerindustrie, den Alltag der Nutzer zu erleichtern, indem ein Gerät mit vorintegrierten Funktionen angeboten wurde. Das zugrunde liegende Konzept des EUC tauchte gleichzeitig auf und führte die Möglichkeit ein, dass die Nutzer ihre Computeranforderungen direkt kontrollieren konnten, einschließlich der Fähigkeit, ihre eigenen Anwendungen zu entwickeln (Davis und Olson, 1985). Mit dem Aufkommen von sogenannten „Low-Code“-Tools[9], zu denen auch die BI gehört, hat sich die Autonomie des Nutzers in Richtung Anwendungsfreiheit verschoben, unabhängig davon, ob er ein Spezialist für Computerprogrammierung ist oder nicht. Diese Art von Tools, die eine echte disruptive Technologie darstellen, werden im Jahr 2021 bereits mehr als 14 Milliarden US-Dollar wert sein (Gartner, 2021), und ihr Verbreitungspotenzial ist noch groß. Tatsächlich werden bis 2024 fast 80 % der Technologieprodukte und -dienstleistungen außerhalb der IT-Teams gebaut werden (Gartner, 2021). Trotz ihrer leichter zugänglichen technischen Dimension stellt die BI einen echten Kulturwandel dar. Bevor man jedoch über eine Änderung der internen Praktiken nachdenkt, muss man das oder die Werkzeuge identifizieren, die den Bedürfnissen der Organisation entsprechen.

6. Das Aufkommen von Microsoft Power BI

Als Teil der Microsoft-Umgebung, die innerhalb der Strukturen für die Berufsausübung weit verbreitet ist, wurde die Power Platform im Mai 2018 eingeführt[10]. Die als „Low-Code-Toolset“[11] angekündigte Software-Suite umfasst insbesondere ein spezielles Angebot für Power BI. Dieses wird vom US-Beratungsunternehmen Gartner seit mehreren Jahren als „Leader“ in der Kategorie der BI-Plattformen positioniert. Darüber hinaus besteht das Power Platform-Ökosystem hauptsächlich aus den Angeboten Power Automate und Power Apps, die ebenfalls als Flaggschiffprodukte eingestuft werden. Der erste Schritt zur Sensibilisierung der Teams besteht also darin, eine unterstützende Software auszuwählen. Wir beschäftigen uns hier mit den drei führenden Produkten auf dem Markt für BI-Plattformen, die sind:

• Microsoft Power BI
• Tableau Software
• Qlik Sense

Ein Vergleich ihrer Eigenschaften ist unten zu finden. Der Vergleich wurde aus verschiedenen Quellen zusammengestellt, darunter Gartners Magic Quadrant Studie und mehrere spezialisierte Websites:

• Lemagit, Sphereinc
• Appvizer
• Next Decision
• etc.

Microsoft Power BI apparaît alors comme l’application la plus complète pour la fonction finance, notamment en raison de son prix accessible et son potentiel à rendre l’analyse des données accessible aux métiers. Malgré sa dimension technique à première vue abordable, la BI représente un changement de culture plus profond au sein des organisations. Afin de prévenir toute résistance au changement, la formation des équipes ne doit pas être sous-estimée. Leur accompagnement vers de nouvelles méthodes de travail est crucial, notamment en termes d’analyse des données à disposition. A dessein, une présentation détaillée de l’outil Power BI est à retrouver par ailleurs ainsi qu’une formation spécifique pour une prise en main guidée de l’outil.

Funktionen	Power BI	Tableau	Qlik Sense
Datenvisualisierung	Sehr gut	Sehr gut	Sehr gut
Benutzerfreundlichkeit	Benutzerfreundlich	Benutzerfreundlich	Benutzerfreundlich
Datenquellen	Breite Palette von Datenquellen	Breite Palette von Datenquellen	Breite Palette von Datenquellen
Echtzeit-Analyse	Ja	Ja	Ja
Datenmodellierung	Gut	Gut	Gut
Mobile Unterstützung	Ja	Ja	Ja
Preis	Günstiger im Vergleich zu Tableau	Teurer im Vergleich zu Power BI	Teurer im Vergleich zu Power BI
Community-Support	Große und aktive Community	Große und aktive Community	Große und aktive Community
Datenintegration	Gute Integration mit anderen Microsoft-Produkten	Gute Integration mit anderen Tools	Gute Integration mit anderen Tools
Collaboration	Gut	Gut	Gut
Dashboards	Interaktive Dashboards	Interaktive Dashboards	Interaktive Dashboards
Datenanalyse	Leistungsstarke Analysefunktionen	Leistungsstarke Analysefunktionen	Leistungsstarke Analysefunktionen

7. Fazit

In diesem Artikel haben wir den aktuellen Kontext der Finanzfunktion beschrieben. Um eine fundierte Steuerung der Leistung zu ermöglichen, sind BI-Tools strategisch wichtig, um die Organisationen datengetriebener zu machen. Außerdem könnte sich die Verbreitung eines hybriden Ansatzes zwischen Finanzen und Daten unter den internen Teams als lebensrettend für die Finanzfunktion erweisen, die ihre Rolle als Business Partner an der Seite der Geschäftsbereiche und der Generaldirektion wahrnehmen muss. In einem weiteren Artikel werden verschiedene Fallbeispiele die vielfältige Realität der Finanzfunktion innerhalb von Organisationen veranschaulichen: Die Unternehmensgruppe und die globale Überwachung der Leistung der wirtschaftlichen Einheit sowie die Vereinheitlichung der Buchhaltungs- und Finanzpraktiken; das mittelständische Unternehmen (KMU) und die analytische Überwachung des Umsatzes aus der kaufmännischen Verwaltung; das Start-up und die Einführung eines Haushaltsverfahrens, das später ggf. durch Forecast/Reforecast überarbeitet wird. Bis bald auf dem Liora Blog!

Notes

1. LUHN H. P., (1958), A Business Intelligence System, IBM Journal, Vol. 2, p. 314-319
2. https://www.oracle.com/fr/database/business-intelligence-definition.html
3. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1
4. https://home.kpmg/ca/fr/home/insights/2021/10/beyond-hybrid-a-new-emerging-workforce.html
5. KPMG,Zehn Punkte, auf die Prüfungsausschüsse während der Covid-19-Krise achten sollten, 2020, 12 Seiten.
6. PwC, DFCG, Die Prioritäten des Finanzdirektors 2021, Sich nachhaltig neu erfinden, 2020, 48 Seiten, S. 12.
7. https://www.sage.com/en-gb/news/press-releases/2019/11/new-breed-of-cfo-has-emerged-says-sage-report
8. https://www.lebigdata.fr/entreprise-data-driven
9. https://powerplatform.microsoft.com/fr-fr/what-is-power-platform
10. https://www.cnbc.com/2019/05/08/what-is-microsofts-power-platform.html
11. https://powerplatform.microsoft.com/fr-fr/what-is-power-platform