Power BI in Start-Ups: Use cases

In der heutigen datengetriebenen Welt sind Start-ups zunehmend auf Business Intelligence-Tools angewiesen, um ihre Geschäftsdaten zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Power BI, eine Business Intelligence-Plattform von Microsoft, bietet eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Lösung, um Daten zu visualisieren, zu analysieren und zu teilen. Gerade für Start-ups kann Power BI einen entscheidenden Vorteil bieten, indem es ihnen ermöglicht, ihre Daten effektiv zu nutzen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Use Case des Start-Ups BOOSTER

Das Start-up-Unternehmen „BOOSTER“ ist im Logistiksektor tätig. Um seine Finanzfunktion bei der Kontrolle der operativen Tätigkeiten insbesondere gegenüber den Aktionären zu unterstützen, wird ein digitales Reporting in Betracht gezogen. Es ist anzumerken, dass die Finanzfunktion von BOOSTER hauptsächlich durch ihren Leiter vertreten wird, der auch die Rolle des Finanzdirektors übernimmt. Innerhalb des Unternehmens gibt es derzeit keine Controlling-Abteilung. In diesem Sinne und als Erweiterung seiner Office-Suite möchte das Start-up-Unternehmen seine Budgetprojektionen mithilfe des führenden Business-Intelligence-Tools Microsoft Power BI auswerten. ?Auch interessant:

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Die zu berücksichtigenden Datenquellen

Die Datenquellen, die von den Beteiligten genutzt werden sollen und auf die sie abzielen, sind die Buchführungsunterlagen, die gemäß den Normen des deutschen Buchhaltungsrechts erstellt werden. Gemäß den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) müssen Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß dokumentieren und eine lückenlose Buchführung führen. Die Buchführungsunterlagen umfassen unter anderem die Kontenrahmen, Kontenpläne, Journalbuchungen, Hauptbuch und Nebenbücher. Zusätzlich zur regelmäßigen Buchführung müssen Unternehmen gemäß dem deutschen Buchhaltungsrecht auch einen Jahresabschluss erstellen, der aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang besteht. Dieser Jahresabschluss bildet die Grundlage für die Überwachung der finanziellen Leistung des Unternehmens und die Einhaltung der steuerlichen Verpflichtungen. Die Buchführungsunterlagen dienen als primäre Datenquelle für die Analyse und Berichterstattung im Rahmen von Business Intelligence. Unternehmen können diese Daten nutzen, um Finanzkennzahlen zu berechnen, Trends zu identifizieren, Budgets zu überwachen und Entscheidungen auf der Grundlage fundierter Informationen zu treffen. Darüber hinaus kann es im deutschen Buchhaltungsrecht auch erforderlich sein, eine separate Haushaltsplanung zu erstellen, die mit den Prognosen und Zielen des Unternehmens verknüpft ist. Diese Haushaltsplanung wird in regelmäßigen Abständen überarbeitet, um eine zusätzliche Datenquelle für die Unternehmensprognose zu bilden. Die Einhaltung der Vorschriften des deutschen Buchhaltungsrechts in Bezug auf die Datenquellen ist für Start-ups von entscheidender Bedeutung, um die finanzielle Integrität und Transparenz zu gewährleisten und den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Verwendung von Power BI als Business Intelligence-Tool kann es Start-ups ermöglichen, ihre Buchführungsdaten effizient zu analysieren, aussagekräftige Berichte zu erstellen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Diese wird letztendlich aus der Kombination der folgenden Elemente bestehen:

• Daten aus dem Ist-Zustand (erstes Halbjahr N).
• Daten aus dem überarbeiteten Budget (zweites Halbjahr N).

Durch die Kombination dieser verschiedenen Datenquellen sollen die Hauptprobleme der Entität gelöst werden. ?Auch interessant:

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Die Strukturierung seiner Buchhaltung

Der Begriff „Start-up“ bezieht sich hauptsächlich auf den Begriff der Innovation. Das Management dieser Art von Strukturen konzentriert seine Energie auf die Entwicklung ihrer Technologie und das entsprechende kommerzielle Angebot. Die Buchhaltung kann daher oft als Stiefkind des internen Managements angesehen werden, wobei die Wahl der Werkzeuge und/oder Dienstleister vor allem vom Preis bestimmt wird. Mit der Einführung eines auf Business Intelligence basierenden Berichtswesens sollte die Herausforderung darin bestehen, die Buchhaltung schrittweise zu strukturieren. Ergänzend dazu ermöglicht die Einführung einer analytischen Buchführung, die Steuerung der Aktivitäten durch das Management zu verfeinern. Das Ziel besteht darin, das Lesen der Transaktionen leichter verdaulich zu machen und die Entscheidungsfindung innerhalb der Organisation zu verlässlichen. Die Qualität der Buchhaltungsdaten ermöglicht es auch, auf die Probleme einer überwiegend externen Finanzierung zu reagieren.

Probleme bei der Außenfinanzierung

Eine Start-up-Firma hat in der Regel als vorrangiges Ziel, ihre Finanzierung zu sichern, um ihr Wachstum voranzutreiben. In diesem Zusammenhang gibt es verschiedene Maßnahmen, insbesondere:

• Forschungs- und Entwicklungszulagen (F+E-Zulagen) und Innovationszulagen: Das deutsche Recht bietet verschiedene Fördermöglichkeiten für Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten, darunter das Forschungszulagengesetz (FZulG) und das Zulagengesetz für Innovationen (Innovationszulagengesetz).
• Der Status eines jungen innovativen Unternehmens (Junges Innovatives Unternehmen): Start-ups können bestimmte steuerliche Vergünstigungen und Erleichterungen in Anspruch nehmen, wenn sie als junges innovatives Unternehmen anerkannt werden. Diese Vergünstigungen sind beispielsweise Steuervergünstigungen bei der Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer.
• Kapitalbeschaffung von Beteiligungsgesellschaften: Start-ups können auch Kapital durch Beteiligungsgesellschaften, wie Risikokapitalgesellschaften oder Private-Equity-Fonds, aufbringen.
• Produkte von Kreditinstituten: Start-ups können auch auf verschiedene Finanzprodukte von Kreditinstituten zurückgreifen, wie z. B. Darlehen oder Factoring.

Diese Maßnahmen und Instrumente dienen dazu, die finanzielle Sicherheit und das Wachstum von Start-ups zu fördern und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um ihre Innovations- und Expansionspläne umzusetzen. Das deutsche Recht bietet verschiedene Möglichkeiten und Anreize, um Start-ups bei der Sicherung ihrer Finanzierung zu unterstützen. Im Rahmen dieser verschiedenen Finanzierungslösungen ist die Fähigkeit, Rechenschaft abzulegen, von entscheidender Bedeutung. Um mögliche Partner zu überzeugen, ermöglicht die Einführung eines Berichtswesens eine regelmäßige und qualitativ hochwertige Finanzkommunikation. Durch die Nutzung eines agilen und flexiblen Prozesses kann die Materialisierung einer kontrollierten Steuerung seitens des Start-ups den aktuellen oder potenziellen Investoren vorgeschlagen werden. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung eines Tools wie Microsoft Power BI dem Unternehmen, die Erstellung seiner Managementindikatoren zu automatisieren. In diesem Zusammenhang ist die Einführung von spezifischen Visualisierungen ein Garant für eine fundierte Entscheidungsfindung seitens des Managements. Um den Verbrauch der zur Verfügung gestellten Mittel genau zu verfolgen, sollte die Verwendung einer Haushaltsbuchhaltung gefördert werden.

Budgetverwaltung: Power BI in Start-Ups

Die Buchführung erfüllt mehrere Bedürfnisse innerhalb des BOOSTER-Start-ups. Die Notwendigkeit, Ziele festzulegen, kann das Fehlen von tatsächlichen oder unregelmäßig verbuchten Zahlungsströmen überbrücken. Insbesondere auf der Grundlage vergangener Ereignisse kann das Unternehmen ein Jahresbudget erstellen, um den Bedarf an Betriebsmitteln zu schätzen. Die Umsetzung einer Strategie ist bei der Projektion von Schätzungen ebenfalls zu berücksichtigen. Im Rahmen einer transparenten Finanzkommunikation, insbesondere im Falle einer externen Finanzierung, ist die Beherrschung der Haushaltshypothesen für die Glaubwürdigkeit der Organisation und ihres Managements von entscheidender Bedeutung. Die Fähigkeit, die möglichen Abweichungen zwischen den realisierten und den geplanten Leistungen zu messen, ermöglicht es der Organisation, entsprechend zu reagieren. So passt sich die Gesamtstrategie an die möglichen Verschiebungen bei der Erreichung der Ziele an. Jede Differenz zugunsten der Einheit stellt dann eine „Sicherheitsmarge“ im Rahmen ihrer Operationen dar und ermöglicht es ihr, gegebenenfalls zusätzliche Entwicklungsmaßnahmen zu aktivieren. Im Gegensatz dazu erfordert jede Über- oder Unterschreitung des Budgets eine Revision bestimmter Projektionen, um unter anderem den geplanten Verbrauch anzupassen. Da Microsoft Power BI eine Vielzahl von Datenquellen unterstützt, ist es möglich, Dateien zu verwenden, die im Rahmen eines Budgetprozesses erstellt wurden.

Die Projektion der Gewinn- und Verlustrechnung

Die Erstellung eines anfänglichen Budgets für das Start-up-Unternehmen ermöglicht es in einem zweiten Schritt, eine überarbeitete Version des Budgets zu erstellen, um die finanzielle Steuerung zu bereichern. Die Finanzabteilung von BOOSTER möchte die Gewinn- und Verlustrechnung anhand von drei Datenquellen visualisieren: die Hauptbuchhaltung, das Budget und das revidierte Budget. Die letztgenannte Quelle wird dann von der Finanzfunktion im ersten Halbjahr jedes laufenden Geschäftsjahres erstellt. Gemäß aktualisierten Schätzungshypothesen hat diese Quelle die Form eines „Forecast“, der sich aus folgenden Elementen zusammensetzt:

• Die ersten sechs Monate des laufenden Geschäftsjahres, die sich aus den Buchführungsflüssen ergeben;
• Die letzten sechs Monate des laufenden Haushaltsjahres

Daher ist es möglich, die Gewinn- und Verlustrechnung von BOOSTER durch die Verwendung verschiedener Szenarien zu prognostizieren: Ist, Budget, Prognose. Es können Vergleiche angestellt werden, insbesondere in Bezug auf die Landung am Ende des Geschäftsjahres. Durch eine regelmäßige Aktualisierung der Prognosen kann die Steuerung der Einheit im Laufe der Zeit fortgesetzt werden. Zu diesem Zweck kann Microsoft Power BI verschiedene Versionen eines Budgets unterstützen, wenn dieses mehrmals im Jahr geändert wird. Anschließend geht darum, dem Start-up zu helfen, den Verbrauch seiner Liquidität zu verfolgen.

Cashflow Management mit Power BI

Die Entwicklungsambitionen eines Start-ups führen meist dazu, dass es sich bei externen Akteuren um Finanzierungen bemüht. Je nach Reifegrad muss das junge Unternehmen verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten in Anspruch nehmen, die in „Serien“ aufgeteilt sind. Sobald das Eigenkapital gebildet und eventuelle Startdarlehen aufgenommen wurden, kann das Start-up zunächst eine erste Phase, die sogenannte „Serie A“, anstreben, in der das Produkt und das Ziel entwickelt werden sollen. Diese erste Runde ermöglicht es, Geld insbesondere bei Risikokapitalgesellschaften zu beschaffen. Anschließend kann das Start-up auf weitere Serien zurückgreifen, um sein Wachstum fortzusetzen. Im Anschluss an die eventuell durchgeführten Kapitalerhebungen kann der verantwortungsvolle Umgang mit den zur Verfügung stehenden Mitteln materialisiert werden. Im weiteren Sinne kann auch ein Reporting erstellt werden, um die nächste Kapitalbeschaffung zu unterstützen. Das Reporting kann eine Visualisierung der Cashflows bieten, die auf die verschiedenen Verbrauchsposten aufgeteilt sind: Geschäftstätigkeit, Investitionen, Finanzierung. Mictosoft Power BI ist für die Finanzabteilung eine große Bereicherung, sowohl für das Reporting gegenüber Investoren als auch für die interne Steuerung. Es kann als ein echtes Werkzeug für die Finanzkommunikation verwendet werden und den Stakeholdern echte Transparenz bieten. Letztlich geht es darum, die Abweichungen zwischen dem Ist und dem Soll zu materialisieren.

Die Identifizierung von Abweichungen zwischen Ist und Budget

Mithilfe von Business Intelligence muss das Berichtswesen so ausgerichtet sein, dass es jede Abweichung im Verbrauch oder in der Leistung der Einheit aufdeckt. In Anlehnung an die oben beschriebene Budgeterstellung können Abweichungen von den tatsächlichen Abläufen nach analytischen Achsen identifiziert werden. Ein Beispiel: Die Abweichungen des Umsatzes von den Budgetzielen des Start-ups werden in der folgenden Abbildung nach Aktivitäten aufgeschlüsselt:

Auf noch präzisere Weise kann die Positionierung der tatsächlichen Flüsse von BOOSTER im Vergleich zu seinem Budget über die analytische Achse hinaus materialisiert werden. In der Tat kann der Verbrauch der Betriebskosten in der folgenden Abbildung nach Lieferanten aufgeschlüsselt werden:

Infolge der vorangegangenen Entwicklungen verfügt die Finanzfunktion nun über ein modernes Reporting, das den Hauptproblemen des Start-ups gerecht wird.

Fazit

In diesem Artikel haben wir den Kontext des Start-ups BOOSTER im Rahmen seiner Haushaltsprojektionen dargestellt. Die wichtigsten Probleme, die für Start-ups typisch sind, wurden hier angesprochen. Microsoft Power BI ist ein wertvolles Werkzeug für die Finanzabteilung, um ständig eine wirtschaftliche Sicht auf die Vorgänge zu haben, um mögliche Korrekturmaßnahmen einzuleiten und gleichzeitig aktiv an der Strukturierung der Buchhaltung mitzuwirken. Die erstellten Visualisierungen ermöglichen es dem Start-up-Unternehmen BOOSTER, seine Leistung auf der Grundlage einer wirtschaftlichen Sicht der Vorgänge zu überwachen. Tatsächlich werden die verschiedenen Datenströme nach Aktivitäten und nach großen Ausgabenmassen aufgeteilt. Darüber hinaus ermöglicht die Überwachung des Verbrauchs der Barmittel, die Verwaltung der anvertrauten Gelder im Rahmen des Berichtswesens zu materialisieren und dies in voller Transparenz gegenüber den Stakeholdern. Schließlich wird die Erreichung der Budgetziele durch die automatische Berechnung der Abweichungen von der tatsächlichen Leistung überwacht.