Hyperautomatisierung in der Praxis: So verändern KI & Automation die Arbeitswelt

Hyperautomatisierung… Auf den ersten Blick vielleicht ein wenig attraktives Wort. Doch hinter diesem technischen Begriff verbirgt sich eine Revolution. Diese besteht darin, alles zu automatisieren, was automatisiert werden kann, dank KI, Robotik und anderen Technologien. Was ist das langfristige Ziel? Teams von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien, die gesamte Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren. Wie genau funktioniert das? Hier ist der Leitfaden.

Was ist Hyperautomatisierung?

Die Idee ist einfach: Es ist wahrscheinlich, dass du in deinem Job bereits einige Aufgaben automatisiert hast. Du hast zum Beispiel eine Anwendung, die alle potenziellen Kunden identifiziert, die nach einer Woche nachverfolgt werden sollten, und die entsprechende Liste druckt. Hyperautomatisierung basiert auf derselben Philosophie, geht jedoch viel weiter: Sie besteht darin, ganze Prozesse zu automatisieren. Sie nutzt KI, um bestimmte Situationen optimal zu analysieren, was zu Entscheidungen führt, denen Aktionen folgen. Ein konkretes Beispiel? Ein Unternehmen erhält Hunderte von Rechnungen: per E-Mail, in PDF-Formaten oder über online ausgefüllte Formulare. Traditionell wäre eine menschliche Überwachung erforderlich, die manuelle Eingaben erfordert, um diese Daten nach demselben Modell zu organisieren und eine einzigartige Datei für die weitere computergestützte Bearbeitung zu erhalten. Lassen wir die Aufgabe von einem Hyperautomatisierungssystem erledigen. Dieses System wird:

• Bestimmte Informationen extrahieren (Lieferant, Datum, Betrag).
• Ihre Übereinstimmung mit einem Modell überprüfen und falls erforderlich die notwendigen Korrekturen vornehmen.
• Alle formatierten Rechnungen ordnungsgemäß an die Buchhaltungsabteilung senden.
• Die Zahlung aller als korrekt erachteten Rechnungen veranlassen und die Buchhaltung nur auf bestimmte von ihnen aufmerksam machen.

Es ist offensichtlich, dass dies eine Zeitersparnis, eine Reduzierung der Fehlerquote und somit eine größere Effizienz zur Folge haben wird. Mehr über Hyperautomatisierung

Warum ist Hyperautomatisierung ein Vorteil für ein Unternehmen?

Automatisierung ist nicht mehr optional, sie ist zu einer lebenswichtigen Notwendigkeit geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch mit Hyperautomatisierung erreicht man eine neue Ebene, da sie eine großangelegte Überlegung zur Funktionsweise des Unternehmens nach sich zieht. Sie erfordert nämlich, dass Prozesse neu definiert werden, um sie leistungsfähiger zu machen, insbesondere Engpässe ausfindig zu machen. Es ist auch wichtig, strukturierte und unstrukturierte Daten zu identifizieren. Von dort aus müssen die am besten geeigneten Technologien identifiziert werden, um den Bedürfnissen gerecht zu werden, beispielsweise RPA (Robotic Process Automation) oder OCR (die Umwandlung gescannter Dokumente in Zeichen), usw. Es wird wahrscheinlich notwendig sein, schrittweise vorzugehen, um vom Einfachen zum Komplexen zu gelangen. Aber am Ende werden die Gewinne beträchtlich sein, und wir werden hier einige Beispiele dafür sehen.

Die Herausforderungen der Hyperautomatisierung

Hyperautomatisierung ist nicht ohne Herausforderungen. Sie impliziert mehrere Schlüsselfaktoren.

Eine solide IT-Infrastruktur

Die Datenverwaltungstools und das bestehende Computersystem müssen in der Lage sein, die Hyperautomatisierung zu unterstützen. Man muss sich darauf einstellen, dass manchmal gravierende Investitionen erforderlich sind, bevor der Übergang stattfinden kann.

Sich im Angebot orientieren

Der Markt für Lösungen ist groß. Die Auswahl von Werkzeugen, die gut zusammenarbeiten und deinen spezifischen Anforderungen gerecht werden, erfordert eine gründliche Überlegung im Vorfeld.

Den Mensch aufwerten

Einige Mitarbeiter könnten zögerlich sein angesichts dieser Entwicklung, aus Angst um ihre Jobs oder aufgrund fehlender Kenntnisse der neuen Werkzeuge. Es wird notwendig sein, in Schulungen zu investieren, damit sie die erforderlichen Fähigkeiten erwerben können, und ihnen zu zeigen, dass diese Werkzeuge ihnen helfen sollen, nicht sie ersetzen. Automatisierung wird es ihnen ermöglichen, sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren, bei denen ihre Kreativität und Fachkenntnisse unerlässlich sind.

Einige Schlüsseltechnologien der Hyperautomatisierung

Process Discovery

Um effektiv zu automatisieren, muss man zuerst verstehen. Die Process Discovery, unterstützt durch KI, kartiert jede Interaktion zwischen Menschen, Systemen und Daten. Du erhältst eine 360°-Analyse der Abläufe: Erkennung von Engpässen, Messung der Wartezeiten, Identifizierung der Punkte, an denen Automatisierung den größten Effekt haben wird.

Intelligente Dokumentenverarbeitung

Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) scannt Rechnungen, Verträge, Formulare und andere Dokumente, extrahiert den Text und bewertet ihn. Es wird möglich, Hunderte von Anträgen täglich zu validieren, ohne menschliches Eingreifen.

Low-code

Es ist nicht notwendig, ein Entwickler zu sein, um Automatisierungen zu entwickeln. Dank Low-Code-Plattformen kann jeder Mitarbeiter einen Workflow entwickeln, testen und einsetzen.

RPA und intelligente Automatisierung

Die Robotic Process Automation (RPA) ahmt menschliche Klicks und Eingaben nach, um sich wiederholende Aufgaben auszuführen. Eine App kann eingehende E-Mails sortieren, Anhänge extrahieren und dann einen geeigneten Workflow starten.

KI

Ein KI-gesteuerter Chatbot kann typischerweise 70 % der häufigsten Anfragen lösen und nur komplexe Fälle an einen Menschen weiterleiten.

iPaaS

Integrationsplattformen (iPaaS) helfen dabei, inter-applikative Workflows zu orchestrieren. Eine Bestellung erzeugt automatisch die entsprechende Rechnung, aktualisiert den Lagerbestand und initiiert die Vorbereitung im Lager. Sich in künstlicher Intelligenz weiterbilden

Konkrete Fallstudien

Airbus

Dieser Flugzeughersteller hat die Bearbeitungszeit von Spesenabrechnungen von 3 Wochen auf wenige Tage reduziert – und die Arbeitsbelastung wurde um die Hälfte verringert. Eine OCR-App (Optische Zeichenerkennung) scannt und interpretiert Belege, ein KI-Algorithmus stellt den Abgleich mit den genehmigten Ausgaben her und meldet Unregelmäßigkeiten.

Equinix

Dieses Unternehmen, das Rechenzentren betreibt, hat 14.000 Stunden pro Jahr bei der Rechnungsverwaltung dank eines OCR und KI eingespart. Lieferantenrechnungen werden automatisch bearbeitet und nur zweifelhafte Fälle an Mitarbeiter weitergeleitet.

Inter Aduaneira

Das Unternehmen für Seelogistik, Inter Aduaneira, hat eine RPA eingeführt, die Bestände überwacht, Bestellungen automatisch auslöst und Versandpläne optimiert. Die Verzögerungen sind um 30 % gesunken und die Betriebskosten wurden um 15 % reduziert.

Hyperautomatisierung, es ist soweit!

Was soll man sagen? Die hier aufgeführten Beispiele sprechen für sich. Hyperautomatisierung setzt sich in vielen Bereichen bereits durch, bringt Zeitersparnis, senkt Kosten und verbessert die Qualität. Wer ist der Nächste?