{"id":177242,"date":"2023-05-29T08:59:16","date_gmt":"2023-05-29T07:59:16","guid":{"rendered":"https:\/\/liora.io\/de\/?p=177242"},"modified":"2026-08-03T12:39:15","modified_gmt":"2026-08-03T10:39:15","slug":"records-management-eine-schluesselfunktion-der-data-governance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/liora.io\/de\/records-management-eine-schluesselfunktion-der-data-governance","title":{"rendered":"Records Management: Eine Schl\u00fcsselfunktion der Data Governance"},"content":{"rendered":"\n

Das Records Management ist f\u00fcr das Dokumentenmanagement eines Unternehmens zust\u00e4ndig. Es \u00fcberwacht die Verwaltung, Speicherung und Nutzung von Daten und sorgt daf\u00fcr, dass diese sicher sind und die geltenden Gesetze eingehalten werden. Hier erf\u00e4hrst du alles, was du \u00fcber diesen wichtigen Beruf im Bereich Data Governance wissen musst!<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Data Science Weiterbildung<\/a><\/div><\/div>\n\n\n\n

„Records Management“ <\/strong>oder Dokumentenmanagement ist eine wichtige Praxis in Unternehmen. Es umfasst die gesamte Archivierungspolitik und die Systeme, die verwendet werden, um interne Dokumente zu organisieren und zu pflegen.<\/p>\n\n\n\n

Es kann ein automatisiertes System sein, das Dateien digital aufzeichnet und sie in der Cloud<\/a> oder im internen Netzwerk einer Organisation speichert. Andere Unternehmen entscheiden sich f\u00fcr ein manuell verwaltetes Speichersystem oder einen hybriden Ansatz.<\/p>\n\n\n\n

Der Zyklus des Dokumentenmanagements<\/strong> besteht aus f\u00fcnf Hauptschritten:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Erstellung der Datei<\/li>\n
  2. Nutzung<\/li>\n
  3. Schutz<\/li>\n
  4. Archivierung<\/li>\n
  5. Vernichtung<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    W\u00e4hrend des gesamten Zyklus ist eine Funktion f\u00fcr das System verantwortlich: Das Records Management.<\/p>\n\n\n\n

    Was ist Records Management bzw. ein Records Manager ?<\/h2>\n\n\n\n

    Das Records Management bzw. der Records Manager<\/strong> ist die Person, die das System beaufsichtigt, das ein Unternehmen zur Organisation und Pflege seiner Dateien verwendet. Er stellt sicher, dass der Dokumentenverwaltungszyklus<\/strong> befolgt wird und dass alle Daten ordnungsgem\u00e4\u00df gespeichert und sortiert werden.<\/p>\n\n\n\n

    Von der Erstellung bis zur L\u00f6schung von Dokumenten \u00fcberwacht der Records Manager<\/strong> deren Pflege. Er arbeitet eng mit den Verwaltungs- und IT-Abteilungen sowie mit der gesamten Organisation zusammen.<\/p>\n\n\n\n

    \"Illustration<\/figure>\n\n\n\n

    Was macht ein Records Manager? Wozu dient das Records Management ?<\/h3>\n\n\n\n

    Der Beruf des Records Managers<\/strong> und die Funktion des Records Managements umfasst eine Vielzahl von Aufgaben. Hier ist ein \u00dcberblick \u00fcber die verschiedenen Verantwortlichkeiten, die mit dieser Rolle verbunden sind. Zun\u00e4chst einmal ist der Experte daf\u00fcr zust\u00e4ndig, neue Systeme f\u00fcr das Dokumentenmanagement<\/strong> zu schaffen, die es jeder Abteilung erm\u00f6glichen, ihre Dateiarchive zu koordinieren. Er k\u00fcmmert sich auch um die Wartung, Bewertung und \u00dcberpr\u00fcfung der bereits bestehenden Systeme.<\/p>\n\n\n\n

    Das Records Management bzw. der Records Manager koordiniert auch die Prozesse f\u00fcr den Transfer von physischen und digitalen Dokumenten.<\/strong> Er wacht \u00fcber die Lagerung und Digitalisierung von Archiven. Seine Aufgabe ist es auch, Berichte zu schreiben und die Dateien auf dem neuesten Stand zu halten. Er ist auch f\u00fcr die \u00dcberwachung der Indexierung und Klassifizierung zust\u00e4ndig.<\/p>\n\n\n\n

    Data Management Weiterbildung<\/a><\/div><\/div>\n\n\n\n

    Der Datenschutz ist zu einem wichtigen Thema in Unternehmen geworden, insbesondere in der Europ\u00e4ischen Union seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018.<\/a> Es ist die Aufgabe des Records Managements, daf\u00fcr zu sorgen, dass das Unternehmen alle gesetzlichen, finanziellen, administrativen und industriellen Standards f\u00fcr Data Governance einh\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n

    Dar\u00fcber hinaus richtet er Datenschutzma\u00dfnahmen<\/a> ein und stellt sicher, dass diese funktionieren. Im Falle eines Audits oder einer \u00dcberpr\u00fcfung der Einhaltung der Vorschriften ist er derjenige, der die Dokumente zur Verf\u00fcgung stellt.<\/p>\n\n\n\n

    Eine weitere Verantwortung des Records Managers ist die Archivierung und Vernichtung alter Dateien<\/strong> und Dokumente. Schlie\u00dflich erleichtert er den Zugang zu Dokumenten und beantwortet Datenanfragen von Angestellten oder Kunden des Unternehmens. Er organisiert auch Schulungen, um Best Practices bei der Verwaltung und Speicherung von Daten in der gesamten Organisation zu f\u00f6rdern.<\/p>\n\n\n\n\n\n

    Die Vorteile des Records Management<\/h3>\n\n\n\n

    Ein gut organisiertes Dokumentenmanagementsystem<\/strong> erm\u00f6glicht es einem Unternehmen, die Sicherheit seiner Archive zu bewahren und die Kontrolle \u00fcber den Zugriff auf Dateien und Daten zu behalten.<\/p>\n\n\n\n

    Dies ist ein Muss in Unternehmen, insbesondere aufgrund der rechtlichen Verantwortung, die mit der Verarbeitung von Daten<\/strong> verbunden ist. Alle Aktivit\u00e4ten m\u00fcssen dokumentiert werden.<\/p>\n\n\n\n

    Archive k\u00f6nnen als Beweismittel in Gerichtsverfahren, bei Audits oder bei internen Besprechungen dienen. Mit dieser Praxis kann das Unternehmen die Branchenvorschriften einhalten und gleichzeitig den Zugriff auf die Daten f\u00fcr autorisierte Nutzer vereinfachen.<\/p>\n\n\n\n

    Records Management<\/strong> sch\u00fctzt Informationen und minimiert somit das Risiko, dass sensible Daten verloren gehen oder durchsickern. Die redundante Speicherung an mehreren Orten vereinfacht auch die Wiederherstellung von Daten im Falle einer Katastrophe.<\/p>\n\n\n\n

    Ein effizientes System spart auch Geld, indem es die Kosten f\u00fcr Speicherplatz und IT-Ausr\u00fcstung senkt. Und anstatt sich manuell um die Speicherung zu k\u00fcmmern, k\u00f6nnen sich die Mitarbeiter auf andere vorrangige Aufgaben konzentrieren.<\/p>\n\n\n\n

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    Dies ist auch eine M\u00f6glichkeit, die Effizienz bei der Speicherung, Wartung und Sicherung von Dokumenten zu erh\u00f6hen. Die Zeit, die ben\u00f6tigt wird, um eine Datei zu finden, wird verk\u00fcrzt, da keine gro\u00dfen Datenmengen<\/strong> mehr durchsucht werden m\u00fcssen. Die Produktivit\u00e4t wird gesteigert.<\/p>\n\n\n\n

    Durch einen methodischen Ansatz bei der Erstellung, Verwendung und L\u00f6schung von Dateien begrenzt und kontrolliert der Record Manager das Dokumentenvolumen. Dadurch wird das Risiko vermieden, bei einem \u00dcberma\u00df \u00fcberfordert zu sein.<\/p>\n\n\n\n

    Schlie\u00dflich erm\u00f6glicht ein Dokumentenmanagementsystem<\/strong> dem Unternehmen, Dateien aus Besprechungen aufzubewahren. Diese Dokumente k\u00f6nnen zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt f\u00fcr strategische Entscheidungen verwendet werden. Die verschiedenen Interessengruppen k\u00f6nnen bei Bedarf leicht auf die Archive zugreifen.<\/p>\n\n\n\n

    Ein solches System hilft dem Unternehmen auch, seine Kultur und Geschichte zu bewahren. Archive k\u00f6nnen sich als n\u00fctzlich erweisen, wenn neue Mitarbeiter\/innen geschult werden, und um an die Werte, die Mission oder die Vision der Organisation zu erinnern…<\/p>\n\n\n\n

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